El método contable determina cuándo se reconocen ingresos y gastos. No elimina la necesidad de saber si un proyecto es rentable o si habrá efectivo para pagar a tiempo.
Caja y devengo: cuándo registrar ingresos y gastos
Con el método de caja, los ingresos se registran generalmente cuando se cobran y los gastos cuando se pagan. Con el devengo, los ingresos se reconocen generalmente cuando se generan y los gastos cuando nace la obligación de pagarlos, según las reglas aplicables. La fecha de factura no es una regla universal. S21
La guía empresarial del CSLB no recomienda el método de caja para la gestión de contratistas. Eso no equivale a una prohibición del IRS para todos los contratistas. Deben evaluarse por separado los requisitos fiscales, las excepciones para pequeños negocios y los contratos de larga duración. S12, S21
Separa utilidad, impuesto y efectivo
La tasa del 15.3% del impuesto al trabajo por cuenta propia combina Seguro Social y Medicare. No grava automáticamente todas las ventas: importan el cálculo de ganancias, el límite del Seguro Social y el posible impuesto adicional de Medicare. Generalmente, ganancias netas de trabajo por cuenta propia de $400 o más activan la obligación de declarar ese impuesto. S21
Para quienes utilizan el año calendario como año fiscal, los pagos estimados suelen vencer en abril, junio, septiembre y enero del año siguiente. No son cuatro intervalos iguales de tres meses. Festivos, fines de semana, reglas especiales y ayudas por desastre pueden modificar fechas.
¿Cuánto tiempo debe conservar un contratista sus registros fiscales?
El plazo habitual de conservación de documentos del impuesto federal sobre la renta suele ser de tres años, pero hay excepciones más largas o indefinidas. Los registros de impuestos laborales generalmente deben conservarse al menos cuatro años desde el vencimiento o pago del impuesto, lo que ocurra después. Destruir todo a los tres años no es una política segura. S21
Para estudiar, anota a quién se aplica cada regla y qué documentos o impuestos abarca. Para gestionar el negocio, acuerda con tu profesional fiscal un proceso documentado antes de que llegue un vencimiento.
Fuentes
- S12: CSLB California Contractors License Law & Reference Book 2026
- S21: IRS Publication 583 — accounting and records; further IRS sources in register
Sigue leyendo: Experiencia para la licencia CSLB: cómo acreditar los cuatro años requeridos